Office Manager (h/f)
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Description
L’office manager (h/f) assiste le directeur des ventes dans les affaires courantes ainsi que pour toute tâche administrative ou organisationnelle. Il est par exemple chargé de la réservation de voyages, du traitement du courrier, du contrôle des factures ainsi que de la correspondance. En outre, il appuie le directeur des ventes dans la politique locale de vente et de marketing, par exemple lors de manifestations, de salons, etc.
Intégration intra-entreprise
L’office manager (h/f) est rattaché au service Sales et rend compte au directeur régional des ventes.
Responsabilités
L’office manager (h/f) est chargé du bon déroulement des tâches quotidiennes du bureau.
Qualités requises
Langues :
anglais, la connaissance de l’allemand est un atout
Qualification :
formation commerciale
Expérience :
au moins 2 ans d’expérience professionnelle
Qualités :
- bonne connaissance des applications MS Office
- maîtrise des moyens de communication modernes
- parfaite connaissance de l'anglais, oral et écrit
- rapidité de réflexion
- bonnes compétences organisationnelles
- engagé, fiable, bonne aptitude à la communication
Tâches et compétences
- Intégration au Business Service Center
- Gestion des appels téléphoniques entrants et sortants
- Élaboration de documents de présentation
- Traitement de la correspondance
- Coordination des rendez-vous
- Traitement du courrier
- Organisation et réservation de voyages d’affaires
- Établissement et contrôle de factures de frais professionnels
- Accueil et encadrement des visiteurs et des clients
- Assistance du marketing direct
- Gestion des délais impartis
- Vérification de factures
- Préparation et tenue de discussion et de visites des clients et partenaires
- Préparation et élaboration autonome de rapports, de statistiques, de schémas, d’évaluations, etc.
- Participation aux projets, par exemple pour les projets de marketing
- Assistance du supérieur dans l’élaboration de projets et dans la soumission d’offres
- Garantie du bon transfert de l’information vers les interfaces internes et externes
- Obtention et analyse des informations importantes pour la prise de décision
- Participation à l’organisation et optimisation des processus