Office Manager (m/w)

Sie sind der Mittelpunkt der Information

Description

Der Office Manager (m/w) unterstützt und betreut den Verlaufsleiter im operativen Tagesge­schäft sowie in allen administrativen und organisatorischen Belangen. Er/sie übernimmt alle organisatorischen und administrativen Aufgaben, wie z.B. Reisebuchungen, Postbearbeitung, Rechnungskontrolle und Schriftverkehr. Darüber hinaus unterstützen er/sie den Verkaufsleiter bei lokalen Verkaufs- und Marketingmaßnahmen, wie beispielsweise Kundenveranstaltungen, Messen u.ä.

Corporate Integration

Der Office Manager (m/w) ist Mitarbeiter der Abteilung Sales und berichtet an den Verkaufsleiter des Landes.

Area of Responsibility

Der Office Manager (m/w) ist verantwortlich für den reibungslosen Ablauf der Routinearbeiten des Bürostandortes.

Requirements

Language: Deutsch, Englisch, eine weitere Fremdsprache ist von Vorteil

Qualification: abgeschlossenes kfm. Ausbildung

Experience: mind. 2 Jahre Berufserfahrung

Skills:

• gute MS Office Kenntnisse
• Professionalität im Umgang mit modernen Kommunikationssystemen
• perfekte Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• rasche Auffassungsgabe
• gute organisatorische Fähigkeiten
• engagiert, zuverlässig, kommunikationsstark

Tasks and Level of Authority

• Mitglied des Business Service Center
• Entgegennahme und Führen von Telefonaten
• Erstellung von Präsentationsunterlagen
• Erledigung der anfallenden Korrespondenz
• Terminkoordination
• Postbearbeitung
• Reiseorganisation und -buchungen
• Erstellung und Kontrolle von Spesenabrechnung
• Empfang und die Betreuung von Besuchern und Kunden
• Mitarbeit im Direktmarketing
• Überwachung von Fristen
• Überprüfung von Rechnungen
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Kunden- und Partnerbesuchen
• Selbständige Vorbereitung und Erstellung von Berichten, Statistiken, Übersichten, Auswertun­gen, etc.
• Mitarbeit bei Projekten, z.B. bei Marketingprojekten
• Unterstützung des Vorgesetzten in der Projektarbeit und Angeboten
• Sicherstellung des Informationsflusses zu allen internen und externen Schnittstellen
• Beschaffung und Analyse wichtiger Informationen zur Entscheidungsvorbereitung und –findung
• Mitwirkung bei der Organisation und Optimierung von Arbeitsabläufen