Shared Service Dispatcher (m/w)

Services around the clock

Description

Der Shared Service Dispatcher (m/w) organisiert, steuert und überwacht die Abläufe der zentralen Serviceabteilungen. Er/Sie unterstützt die verschiedenen Teams fachlich wie personell und organisiert die Arbeitslast in den Servicebereichen. Die Serviceabteilungen verteilen sich über mehrere Länder und Zeitzonen. Der Shared Service Dispatcher (m/w) fungiert als Schnittstelle zwischen den Serviceabteilungen und deren internen Kunden.

Corporate Integration

Der Shared Service Dispatcher (m/w) hat eine leitende Funktion. Er/sie berichtet direkt an den CFO.

Area of Responsibility

Der Shared Service Dispatcher (m/w) leitet das virtuelle Shared Service Center und stellt den Informationsfluss und die Kommunikation zwischen allen Beteiligten sicher. Er/sie stellt sicher, dass die Aufgaben so verteilt werden, dass eine optimale Auslastung der Teammitglieder gewährleistet ist und garantiert den internen Kunden einen bestmöglichen Service.

Er/Sie ist dafür verantwortlich, dass alle Arbeitsaufträge fristgerecht bearbeitet werden und stellt deren Qualität sicher. Zu den Servicebereichen gehören beispielsweise Reisebuchungen, Korrespondenz, Übersetzungen, Terminmanagement und Veranstaltungsorganisation.

Requirements

Language: Deutsch, Englisch (sehr gut), Französisch (gut)

Qualification: kfm. Ausbildung mit mind. 5 Jahren Berufserfahrung

Experience: Führungserfahrung von Vorteil

Skills: 

• sehr gute Kenntnisse der MS Office Anwendungen;
• starke kommunikative Fähigkeiten;
• hohe soziale Kompetenz wie Motivationsstärke, Teamgeist und Verantwor-tungsbewusstsein
• verbindliches und sicheres Auftreten
• hohes Maß an Flexibilität, Leistungsbereitschaft und Engagement
• Lösungsorientierte Denkweise
• sehr gute organisatorische Fähigkeiten

Tasks and Level of Authority

• Leiter des Shared Service Center;
• Selbständiges Messen der Servicequalität;
• Sicherstellung des Informationsflusses zu allen internen und externen Schnittstellen
• Mitwirkung bei der Organisation und Optimierung von Arbeitsabläufen
• Erstellung der Personaleinsatzpläne, Vertretungspläne, etc.
• Organisation der einzelnen Service-Abteilungen
• Sicherstellung der Einhaltung von Fristen
• Qualitätssicherung
• bei Bedarf personelle Unterstützung der Teammitglieder